Nhận Demo
Nhận Demo

Hướng dẫn tổ chức sự kiện thực tế ảo từ A - Z

2019-03-11 09:32:55

Việc ứng dụng thực tế ảo vào các sự kiện góp một phần quan trọng trong việc truyền thông thương hiệu. Tại các sự kiện kể cả những sự kiện không về đồ công nghệ đều có thể sử dụng thực tế ảo để tăng cường trải nghiệm của người tham gia lên một tầm cao mới. Còn đối với những người tổ chức sự kiện, khai trương, ra mắt dự án bất động sản, khu công nghiệp, khách sạn du lịch,.. thì công tác chuẩn bị, thi công đưa thực tế ảo sẽ cần nhiều vấn đề quan tâm đến hơn. Và để cụ thể chi tiết hơn về tổ chức sự kiện thực tế ảo là gì? vai trò của nó như thế nào cũng như công tác tổ chức của sự kiện thực tế ảo ra làm sao?,... thì hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây:

1. Khái niệm và vai trò của tổ chức sự kiện thực tế ảo

1.1 Tổ chức sự kiện thực tế ảo là gì?

Trước hết, chúng ta đã nghe đến cụm từ thực tế ảo rất nhiều và cũng hiểu được rằng thực tế ảo chính là một môi trường giả lập được hiểu thị trên màn hình máy tính hoặc qua kính thực tế ảo dẫn nhằm đem tới cho người dùng những trải nghiệm thực tế nhất khi họ đang ở chính không gian đó.

Khi nói đến những ứng dụng của thực tế ảo VR và AR, thường bạn chỉ nghĩ đến nó trong game, giải trí nhưng ít ai nghĩ được rằng nó cũng được sử dụng nhiều trong sân khấu tổ chức sự kiện. Việc áp dụng VR vào tổ chức sự kiện nhằm tăng trải nghiệm cho người dùng và đem đến một buổi biểu diễn ấn tượng, thậm chí nó đem lại hiệu quả kinh doanh bất ngờ  cho doanh nghiệp.

Công nghệ thực tế ảo VR

Công nghệ thực tế ảo VR

Hiện nay, một số công ty lớn như Lego, Audi, Sam Sung đã chi ra hàng tỷ USD cho công tác tổ chức sự kiện thực tế ảo cho những khách hàng của họ có cơ hội trải nghiệm và sẽ nhớ về họ lâu hơn. Thậm chí, nhiều khách hàng sau khi trải nghiệm có thể thay đổi hành vi của mình.

Trải nghiệm công nghệ thực tế ảo

Trải nghiệm công nghệ thực tế ảo 

Vậy sự kiện thực tế ảo là gì? Theo wikipedia định nghĩa về “ tổ chức sự kiện là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết k, thi công và tổ chức. Các hoạt động tổ chức sự kiện bao gồm nhiều lĩnh vực: cá nhân, xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí,.. thông qua các hình thức như hội nghị, họp báo, triển lãm,.. nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được”

Từ đây, chúng ta có thể hiểu được rằng tổ chức sự kiện thực tế ảo là việc lên kế hoạch chương trình, chuẩn bị nội dung, trình chiếu hình ảnh 360, video 360 và các sản phẩm truyền thông thực tế ảo khác trong sự kiện. Sự kiện thực tế ảo có sử dụng các thiết bị chuyên dụng như kính VR, màn hình LED, máy chiếu, các thiết bị âm thanh hỗ trợ,.

Ứng dụng công nghệ thực tế ảo vào trong tổ chức sự kiện

Ứng dụng công nghệ thực tế ảo vào trong tổ chức sự kiện 

1.2  Tại sao nên tổ chức sự kiện thực tế ảo?

Nếu như trước đây, ở các sự kiện đều được setup âm thanh, ánh sáng theo kiểu truyền thống thì với công nghệ thực tế ảo VR ứng dụng trong tổ chức sự kiện sẽ mang những ưu điểm vượt trội. Điều này có thể dễ dàng nhìn thấy được trong việc thiết kế sân khấu, từ âm thanh, ánh sáng, visual sân khấu đều hoà vào nhau tạo nên một trải nghiệm ấn tượng và thú vị cho người dùng.

Tổ chức sự kiện thực tế ảo giúp người dùng có những trải nghiệm thú vị và mới mẻ hơn

Tổ chức sự kiện thực tế ảo giúp người dùng có những trải nghiệm thú vị và mới mẻ hơn 

Tổ chức sự kiện thực tế ảo còn là cơ hội cho những nhãn hàng hướng dẫn cho người dùng cách sử dụng đối với các sản phẩm phức tạp. Điểm nổi bật của công nghệ thực tế ảo đó chính là việc mang tới cho người dùng những trải nghiệm sản phẩm trong môi trường giả lập một cách chân thực nhất.

2. Những công việc cần chuẩn bị cho một sự kiện thực tế ảo

Đối với một người lập kế hoạch sự kiện hoặc phụ trách sự kiện là những người chịu trách nhiệm cho tất cả các công việc như lập kế hoạch, tổ chức, giám sát tất cả mọi thứ như quyết định chủ đề chương trình và thông tin liên lạc cho đến hậu cần mua sắm, thuê mướn tất cả các dịch vụ và các sản phẩm có liên quan đến sự kiện thực tế ảo.

2.1 Sáng tạo thông điệp

Bất kỳ một sự kiện hội nghị thông thường nào hay cả sự kiện thực tế ảo thì bước đầu tiên lập kế hoạch xoay quanh thông điệp hay mục đích của việc tổ chức sự kiện thực tế ảo đó. Trách nhiệm đầu tiên của người làm công tác lập kế hoạch là xác định chủ đề hoặc mục đích của sự kiện quan trọng. Mọi khía cạnh của sự kiện thực tế ảo từ địa điểm tổ chức, diễn giả, trình tự tổ chức chương trình, diễn giả cho đến việc thuê mướn các thiết bị sẽ được xoay quanh thông điệp - chủ đề chính của chương trình.

Thông điệp cho mỗi sự kiện là điều đầu tiên mà các nhà tổ chức sự kiện thực tế ảo cần làm

Thông điệp cho mỗi sự kiện là điều đầu tiên mà các nhà tổ chức sự kiện thực tế ảo cần làm 

2.2 Kỹ năng lập ngân sách tổ chức

Cùng với việc tìm ra chủ đề cho buổi tổ chức sự kiện thực tế ảo thì việc cân đối ngân sách cho sự kiện là phần không thể thiếu. Người tổ chức sự kiện thực tế ảo có trách nhiệm cung cấp cho các sự kiện về thời gian và trong phạm vi ngân sách. Các tổ chức, doanh nghiệp đề phải đưa ra cho mình những quyết định quan trọng về việc phân bổ kinh phí sự kiện thực tế ảo.

Hình ảnh minh hoạ sự kiện thực tế ảo

Samsung tổ chức sự kiện thực tế ảo thay vì sự kiện truyền thống

2.3 Lựa chọn địa điểm

Đối với những sự kiện, tổ chức hội thảo theo cách truyền thống thì việc lựa chọn địa điểm khá được chú trọng và quan tâm. Còn đối với những sự kiện thực tế ảo thì việc lựa chọn địa điểm có thể để tổ chức được không phải là dễ.

Với những người làm công tác tổ chức sự kiện thực tế ảo, họ phải nghiên cứu lựa chọn địa điểm phù hợp để làm nổi bật được chủ đề của sự kiện cũng như thông điệp muốn gửi tới người dùng. Những yêu cầu về địa điểm tổ chức sự kiện thực tế ảo cần phải xem xét tới kích thước gian phòng, vấn đề phục vụ, ngày sự kiện diễn ra còn trống hay không, vận chuyển, vị trí, âm thanh ánh sáng, hình ảnh và nhất là vấn đề internet.

Sự kiện sẽ không được diễn ra nếu thiếu địa điểm tổ chức

Sự kiện sẽ không được diễn ra nếu thiếu địa điểm tổ chức 

2.4 Quản lý hậu cần

Có thể nói rằng, việc tổ chức thành công một sự kiện thực tế ảo hay không thì điều quan trọng nhất đó chính là công tác hậu cần. Sau khi bạn đã xác định được thông điệp, ngân sách và lựa chọn địa điểm phù hợp, kế hoạch sự kiện phải tiến hành đặt các hạng mục sản xuất, thuê mua và phối hợp tất cả các dịch vụ và thiết bị cần thiết cho sự kiện này. Việc quản lý hậu cần sự kiện bao gồm các nhiệm vụ như phối hợp vận chuyển, đặt phòng khách sạn, đăng ký sự kiện, phòng thiết lập, điện, thiết bị trình bày, chiếu sáng và phục vụ. Trước khi chương trình sự kiện thực tế ảo diễn ra thực hiện tốt các hạng mục này sẽ giúp cho sự kiện của bạn diễn ra đầy đủ theo đúng kế hoạch.

Công  tác hậu cần đóng vai trò quan trọng cho sự thành công của sự kiện thực tế ảo

Công  tác hậu cần đóng vai trò quan trọng cho sự thành công của sự kiện thực tế ảo 

2.5 Kỹ năng báo cáo

Ngoài việc chịu trách nhiệm báo cáo sự kiện với khách hàng mà người tổ chức sự kiện cũng cần thực hiện điều này đối với công ty và các cộng sự trong sự kiện. Bản báo cáo này sẽ bao gồm ngân sách, kết quả khảo sát, mức độ hài lòng và hiệu quả truyền thông qua sự có mặt của giới nhà báo, hiệu ứng từ sự kiện tạo ra với người dùng,..

Trải nghiệm sản phẩm tại sự kiện thực tế ảo

Trải nghiệm sản phẩm tại sự kiện thực tế ảo 

2.6 Năng lực người tổ chức

Một người tổ chức sự kiện hiệu quả sẽ được định hướng chi tiết theo các tiêu chí như có tư duy tổ chức tốt, kỹ năng giải quyết vấn đề, có khả năng để làm việc trên thời hạn chặt chẽ và có kỹ năng giao tiếp đặc biệt. Những kế hoạch sự kiện thực tế ảo cần phải có những khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ một cách hiệu quả dưới áp lực cao.

Tổ chức sự kiện thực tế ảo

Tổ chức sự kiện thực tế ảo 

3. Dịch vụ tổ chức sự kiện thực tế ảo của Tourzy Media

Thay vì những buổi tổ chức sự kiện, hội nghị hay hội thảo nhàm chán hay ngồi nghe những bài diễn thuyết chán ngắt thì hãy thử đưa công nghệ thực tế ảo vào các sự kiện. Chẳng hạn như một sự kiện ra mắt sản phẩm mới trong không gian thực tế ảo, mọi người có thể tương tác trực tiếp một cách chân thật nhất với sản phẩm ngay tại buổi hội thảo sẽ là mang đến một sự thú vị và mới lạ cho người dùng. Công nghệ thực tế ảo cũng giúp gắn kết doanh nghiệp với các khách hàng tiềm năng, các nhà đầu từ, tạo mối quan hệ nền tảng tốt đẹp ngay từ cái nhìn đầu tiên.

Tổ chức sự kiện thực tế ảo mang lại những vai trò to lớn cho doanh nghiệp và người dùng

Tổ chức sự kiện thực tế ảo mang lại những vai trò to lớn cho doanh nghiệp và người dùng 

Tourzy là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện thực tế ảo chuyên nghiệp cùng với dịch vụ thực tế ảo trọn gói. Chúng tôi đã tạo ra được video 360, ảnh 360, VR Tour và các sản phẩm thực tế ảo khác với hình ảnh chất lượng, sống động, tái hiện không gian đa chiều giúp người xem có thêm được những trải nghiệm chân thật như đang có mặt tại địa điểm đó.

Thực tế ảo ứng dụng rộng rãi trong sự kiện, hội thảo

Thực tế ảo ứng dụng rộng rãi trong sự kiện, hội thảo,..

Qua những kinh nghiệm dựng video 360, ảnh 360, VR Tour,..chúng tôi hiểu được rằng những thiết bị thực tế ảo nào sẽ phù hợp với quy mô cũng như ngân sách mà các tổ chức, doanh nghiệp đưa ra. Các chi phí đều được tư vấn, lên bối cảnh chi tiết để khách hàng có thể hình dung một cách rõ ràng nhất. Bên cạnh đó, lực lượng nhân viên của chúng tôi là những bạn trẻ năng động sáng tạo, có nhiệt huyết, đam mê và kinh nghiệm luôn khao khát đưa đến cho khách hàng và những người trải nghiệm các sản phẩm chân thật và sắc nét nhất.

Trải nghiệm công nghệ thực tế ảo

Trải nghiệm công nghệ thực tế ảo 

Tourzy cam kết và khẳng định với khách hàng về chất lượng dịch vụ đem đến khiến bạn hài lòng và tin tưởng. Uy tín, chất lượng, đúng thời gian và chi phí hợp lý, rõ ràng là những yếu tố cốt lõi tạo nên thương hiệu Tourzy. Chúng tôi luôn không ngừng phát huy những thế mạnh đang có của công ty và học hỏi, cập nhật công nghệ mới để tạo ra những sản phẩm thực tế ảo tốt nhất cho các khách hàng của mình.  

 

 

Tourzy Media cung cấp các dịch vụ thực tế ảo, chuyên sản xuất  video 360 độ, ảnh 360 độ, VR Tour và các sản phẩm thực tế ảo khác.​

Để được tư vấn và xem báo giá chi tiết, xin liên hệ trực tiếp qua Hotline: 0975625055 hoặc Để lại thông tin qua liên kết này

Trải nghiệm thêm nhiều sản phẩm mà Tourzy đã thực hiện tại:

 

 

Ảnh: Hoalt
Bài viết: Hoalt

Thêm bình luận

    Hiện chưa có bình luận nào cho bài viết này!

Từ khóa liên quan